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El top 5 de aplicaciones, GRATIS la mayoría, para autónomos y pequeñas empresas. Las mejores del 2020.

Normalmente cuando se habla de digitalización no se entiende muy bien a que nos estamos refiriendo. En esta ocasión os vamos a presentar algunos programar y aplicaciones multiplataforma que pueden hacernos la vida más fácil, si eres autónomo o freelance.

Estas nos ayudan reducir el papeleo físico, organizarnos de una manera más eficaz, agilizar nuestro control de tiempo y permitirnos generar facturas fácilmente.

Debemos adelantarte que estas aplicaciones te ayudarán si el trabajo que vas a realizar es panificable. Por ejemplo, poco pueden beneficiar estas herramientas al camarero de un restaurante. Sin embargo, sí pueden aplicarse a las tareas administrativa de ese mismo restaurante.

¿Cómo gestionar mi tiempo?

El objetivo en este punto es medir el tiempo que dedicamos a cada tarea de nuestra actividad profesional por dos intereses concretos:

  • Conocer de forma sencilla en que estamos invirtiendo nuestro tiempo.
  • Poder facturar con exactitud nuestro trabajo, si somos un profesional que trabaja por horas.

Cabe mencionar que, aunque no seamos un profesional que trabajemos por horas, saber el índice de ingresos/horas es importante ya que nos mostrará de manera clara nuestra capacidad de generar dinero por unidad de tiempo.

Clockify

Nosotros recomendamos esta herramienta, además de porque su plan inicial es gratis y muy completo, porque es sencilla, ágil, multiplataforma y su versión gratuita es indefinida. Puedes utilizarla desde un navegador web (Cualquier dispositivo) o como aplicación de escritorio (Mac, Windows) o móvil (IOS o Android).

Su funcionamiento es sencillo, es como un cronometro que inicias y paras cuando deseas. A cada entrada de tiempo añades un concepto por ejemplo “Realizar presupuesto”. Las tareas puedes asignarlas a proyectos que a su vez dependen de clientes. De esta manera tendrás todo organizado y controlado.

Puedes generar gráficos e informes por clientes, proyectos y filtrar por periodos de tiempo. Cuenta con una versión gratuita muy completa, si no tienes empleados te bastará.

¿Cómo gestionar mis objetivos o tareas de un proyecto?

En este apartado entendemos por gestionar nuestros objetivos como tareas que debemos de cumplir para conseguir un objetivo final. Puede ser un objetivo autoimpuesto o simplemente referirnos las diferentes etapas de un proyecto que deben cumplirse.

Trello

Es una herramienta muy potente que permite desde gestionar nuestro trabajo individual como grandes proyectos en donde intervienen grupos de trabajo. Nosotros nos centraremos en cómo usar Trello para gestionar nuestro propio tiempo y proyectos. Cabe indicar que su plan inicial es gratis y muy completo.

Su funcionamiento es muy sencillo, podemos crear proyectos y dentro de cada proyecto debemos crear columnas (como si fuera un Excel simplificado) para poder añadir tareas. Cada columna representa un estado de tu flujo de trabajo. Quizás la manera más sencilla de empezar sería dos columnas:

  • Tareas pendientes
  • Tareas acabadas

Crear tareas (como celdas en un Excel) es tan sencillo como pinchar en una casilla determinada en cada columna y escribir en que consiste la tarea. Puedes crear tareas en cualquier columna. Sin embargo, lo lógico sería crear las tareas en “Tareas pendientes” e ir arrastrándolas a la columna de “Tareas acabadas” de este modo tenemos podemos ver en un vistazo rápido que nos queda por hacer y que se ha terminado.

Puedes tener tantas columnas como quieras, en mi caso para desarrollo de software suelo funcionar con este flujo de trabajo:

  • Pendientes
  • En proceso
  • Acabadas

No te preocupes si no tienes el proyecto super planificado al principio. Conforme vayas trabajando te irán surgiendo nuevas tareas que realizar. Las puedes ir añadiendo en las columnas correspondientes. Con Trello evitarás que se queden tareas sin hacer o sin revisar si eres sistemático. En cuánto veamos que hay algo que hacer lo debemos apuntar en Trello. También deberemos cambiar las tareas de columna cuando cambien de fase. Si usas la aplicación de forma ordenada y sistemática hacer el seguimiento de tu trabajo será facilísimo.

¿Cómo gestiono el papeleo y permitir el teletrabajo? ¿Cómo asegurarme que mis datos están seguros?

En cuánto a gestión documental aquí vamos a tratar la santa trinidad del papeleo:

  • ¿Qué plataforma utilizo para gestionar el papeleo?
  • ¿Puedo acceder a mis documentos en cualquier momento y en cualquier parte?
  • ¿Seguro que la la información no va a desaparecer y está bien respaldada?

Microsoft 365 o G-Suit

Hay muchas herramientas en el mercado que prometen mucho y que en misma proporción te complican mucho la vida. El foco es conseguir una herramienta que cumpla los anteriores puntos y que sea rápida de usar.

Microsoft 365 es el paquete ofimático y alojamiento en la nube (OneDrive) de Microsoft frente a G-Suit que es el paquete ofimático de Google con alojamiento en la nube (Drive).

Nosotros nos posicionamos por Microsoft 365 dado que su paquete ofimático tiene muchísimas más herramientas y funcionalidades que las de Google (G-Suit). Además, Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, etc.) te permite almacenar los archivos directamente en disco duro lo que nos permite hacer copias de seguridad o simplemente meter un archivo en un pendrive de forma sencilla. Este proceso con Google es complicado dado que siempre te fuerza a usar Drive como intermediario. Resumiendo, no consideramos que G-Suit sea operativo.

De Microsoft 365 se puede destacar:

  • Editor de texto para redactar documentos que necesitemos como por ejemplo contratos.
  • Hoja de calculo que nos permite generar informes, gráficos e incluso plantillas para facturas (para facturas recomendamos otro programa).
  • Editor de presentaciones para explicar de forma más impactante proyectos, productos, servicios.
  • Copias de seguridad en la nube de modo que tus archivos estén siempre disponibles.
  • Si usas la nube tus archivos podrán están disponibles desde cualquier parte y en cualquier dispositivo. Esto permite empezar un documento en la oficina y terminarlo en casa sin pasarlo a pendrive ni enviarlo por correo. Microsoft hace todo esto de forma automática (sincronización de OneDrive entre quipos).

¿Cómo gestiono mis facturas?

Las facturas como bien sabrás deben tener una numeración correlativa, la numeración además marca un orden cronológico por ejemplo la factura cuatro no puede haberse emitido antes que la tres. Además, debe cumplir con un formato determinar. Nosotros tenemos comprobado que hacer esto a mano es una perdida de tiempo y abre la brecha a fallos humanos ¿No será mejor que un programa nos lo gestione? Ganarás tiempo y evitarás errores.

Programas de facturación hay muchos. Cabe mencionar los hay muy especializados en sectores profesionales lo que permiten ser más agiles para ese modelo de negocio determinado. Hay plataforma que automatizan hasta el envió de las facturas y el seguimiento de estas. Manda avisos de impagos y muchas otras cosas. Entonces… ¿Cuál utilizo?

Como este es un artículo va dirigido a un autónomo o empresa genérica daremos un consejo genérico. Aunque es verdad que si eres, por ejemplo, una empresa que se dedica a la construcción o pequeñas reformas sabemos que hay programas especializados en este sector que agilizan enormemente la elaboración de facturas y presupuestos.

FacturaScript

Es una aplicación web libre, sencilla y potente. No tiene aplicación móvil ni de escritorio. Lo que implica que solo se puede usar a través de navegador web. Para nosotros esto no supone ningún inconveniente. De hecho, que sea una aplicación web libre tiene ciertas ventajas. La primera es que es completamente gratis, es cierto que si no eres programador quizás te sea complicado hacer el despliegue de la aplicación. En caso de que quieras tener el producto funcionando, tener soporte y no preocuparte de nada más tendrás que contratar su servicio en la nube por cuota mensual.

Lo que más me gusta de este programa es que es sencillo y rápido de usar. Es un producto que es escalable dado que al ser un proyecto de software libre otros programadores pueden desarrollar nuevas funcionalidades. Es importante saber que si el día de mañana tienes necesidades especiales, si las puedes pagar, las vas a poder tener y créeme esto no es poco. Muchas empresas apuestan por programar, después de unos años necesitan escalarlos, y ante un impedimento tecnológico se ven forzados a tener que migrar el sistema actual a otro sistema lo cual supone una gran inversión.

Otra ventaja de que sea una aplicación web es que la vas a poder usar desde cualquier lugar. También cabe mencionar un dato técnico, los datos se guardan en una base de datos sql, con los conocimientos adecuados programar una copia de seguridad de esta base de datos es muy sencillo y ocupa muy poco espacio. Para el despliegue y copia de seguridad deberías de confiar en tu servicio de hosting. Queremos recordarte que en IFELSE ofrecemos a nuestros clientes servicios de hosting y nos encargamos de configurar los servicios acordes a las necesidades de cada cliente de modo que el cliente no tenga que hacer ninguna configuración técnica.

¿Y cómo firmar documentos digitalmente?

Si quieres eliminar completamente el papel físico de tu empresa, como así lo hacemos en IFELSE, lo que más quebraderos de cabeza puede darte es la firma de contratos o documentación en general.

Nosotros lo hemos solucionado confiando en Adobe.

Adobe Sign

Esta es la herramienta con al que Adobe da solución a la firma electrónica de contratos y otra documentación. Es una funcionalidad más de Adobe Acrobat Pro DC lo que significa que para poder usar Adobe Sign deberás contratar una suscripción mensual o anual a Adobe Acrobat Pro DC.

Adobe Sign facilita enormemente la tarea de firma electrónica de documentación digital. Defines en que zonas se deben firmar y enviar el documento por correo electrónico usando la aplicación de Adobe Sign. Será esta la que prepare el documento para que pueda ser firmado. El cliente que deba firmar el contrato o documentación no necesita tener ninguna aplicación instalada. Es verdad que recomendamos a nuestros clientes que abran el correo desde el móvil dado que es más fácil firmar con el dedo en la pantalla que con el ratón en el ordenador.

Cabe mencionar que, si un cliente tiene que firmar por ejemplo cinco páginas, una vez que se ha firmado en el primer campo puede “copiar” la firma tan solo pinchando o pulsado en el resto de los campos sin necesidad de tener que volver a firmar.

Una vez que el documento este firmado os llegará una copia a ambos. Es una aplicación fantástica y ahorra tiempo y papeleo. Evita tener que desplazase o reunirse para firmar un simple papel y deja a las partes el tiempo que necesiten para leer detenidamente el contrato.